Home » Blogg » IT för det mindre företaget

IT för det mindre företaget

Det är mycket att tänka på när det kommer till företagets förhållningssätt till IT. Oavsett vilket skede ditt företag befinner sig i så finns det ofta mycket som kan göras för att spara kostnader, effektivisera arbetet och förbättra marknadsföringen.

Spara kostnader på hårdvara

En central roll i företagandet är att balansera kostnader mot intäkter. Allt annat lika så är lägre kostnader att föredra. Det finns stora kostnadsbesparingar att göra både vad gäller hårdvara och mjukvara genom att gå igenom de behov som finns och följa en behovsplan.

När det gäller hårdvara så skiljer det mycket i kostnad i att välja premiumprodukter kontra något enklare produkter. Idag kan du utan att anstränga dig hitta en laptop som kostar dryga 20 000 kr + moms, samtidigt som det finns fullt acceptabla laptops för 5 000 kr + moms. Allt landar på vilken processor, minne, hårddisk, skärm/grafikkort och varumärke som du väljer. Mobiltelefoner är ett annat segment som där premiumprodukter kan kosta 10 gånger kostnaden för en fungerande budgetprodukt. Du som beslutsfattare kring IT och hårdvara kommer att behöva ta ställning till är:

  • Ska jag välja Windows PC eller Apple Mac?
  • Ska jag välja Apple/Iphone eller Android och om Android, vilket varumärke?
  • Sak det vara stationära datorer eller laptop eller kanske vi bara ska använda surfplattor?
  • Ska företaget äga produkterna eller finns andra finansieringsformer som passar bättre?
  • Vilken övrig hårdvara bör vi ha (printer, datalagring, skärmar, mm) och hur ska de finansieras?
  • Vad är lönt att laga och när och hur ska hårdvara destrueras?
  • När är det dags att byta ut fungerande produkter?

Vi på Webbus hjälper dig att utforma en behovsplan för att fatta rätt beslut kring köp av hårdvara.

Spar kostnader på mjukvara

Mjukvara är något som ofta förbises, men kan bli en mycket kostsam del av själva företagandet. Det finns omfattande besparingsmöjligheter för det företag som seriöst behandlar denna fråga. Vi på Webbus har sett företag som har en IT-budget på över 100 000 kr/anställd och år, och där potentialen finns att halvera kostnaderna, utan att ge avkall på funktion. När du beaktar kostnader för mjukvara så är det viktigt att se till helhetskostnaden. Här finns det många fällor att gå i. Den ofta förbisedda faktorn är vilken dator/systemmognad som företagets personal har. Det krävs ofta betydligt mer för att förändra i systemfloran för företag vars personal är förändringsbenägna. Personalen är de som slutligen ska använda systemen, och uppfattas systemen som krångliga, instabila eller allmänt dåliga, så skapar det en stor frustration i organisationen. Därför är det viktigt att alla förändringar i systemfloran ske i samklang med alla i organisationen.

En annan fallgrop som lurar är själva avtalet som leverantören av mjukvaran presenterar. Det gäller här att du och leverantören är eniga om vad ni avtalet innebär. Här är det oerhört viktigt att förstå hela livscykeln och de ekonomiska konsekvenser som avtalet har. Hur ni går du in i avtalet, hur fungerar avtalet under tiden som leverantören levererar sin tjänst och hur ni avslutar avtalet. Det är här viktigt att förstå att det är leverantören som presenterar avtalet och de har ofta lagt ned stor möda på att skydda sig själva mot eventuelle händelser som kan hända. Dessa standardavtal är ibland väldigt oskäliga och i vissa fall omöjliga att acceptera som kund, då de kan strida mot regler och direktiv som finns företaget är skyldiga att följa, så som GDPR.

Frågor som du som upphandlare av system och mjukvara bör ta ställning till:

  • Vilka system behövs?
  • Vad ska vara automatiserat och vad ska vi göra manuellt?
  • Vilka alternativ finns för de behov vi har?
  • Finns gratisprogram / Open Sourcelicenser som alternativ och vad innebär det?
  • Hur löser vi problem som uppstår i system/mjukvara?
  • Vad erbjuder leverantören i form av support, underhåll, utveckling och anpassning och vad kostar det?
  • Vilka arbetsmoment och processer kan effektiviseras m h a IT?
  • Hur hanteras all data och hur säkerställs säkerheten kring datahanteringen?

Vi på Webbus kan hjälpa dig att fatta rätt beslut i samband med behovsanalys och upphandling av mjukvara och system.